SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
“Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia”
Disusun
Oleh:
Waliyyul Famardhi
Sugih. H 1510209833
Nila Adaniyah 1510209834
Andi setiawan 1510209840
Eke Maulana
permatasari 1510209990
Finandri Tri
Ilmi 1510209991
Bagas Dwi
Prasetyo P 1510210049
Dewa Made Bima 1510210103
Rentika Dewi 1510210097
Anggoro Adi
Saputro 1510210144
DOSEN
PENGAMPU :
Lydia
Setyawardani, S.E., M.Si., Sak., CA.
SEKOLAH
TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA (STIESIA)
SURABAYA
TAHUN
AJARAN 2017/2018
BAB I
1.1 Latar
Belakang
Baik para manajer dan pengembang
sistem dapat menerapkan pendekatan sistem untuk memecahkan masalah. Pendekatan
ini terdiri dari tiga fase upaya persiapan, definisi, dan solusi. Di dalam
setiap fase terdapat suatu urutan langkah-langkah. Pendekatan sistem diterapkan
untuk menghadapi masalah dalam perkembangan sistem dan hal ini dinamakan siklus
hidup perkembangan sistem (System
Development Life Cycle-SDLC). Pendekatan tradisional terdiri dari lima
tahap, yang dilakukan satu persatu, secara berurutan. Prototipe adalah suatu
perbaikan dari pendekatan tradisional dengan mengenali kelebihan dari
pengulangan permohonan umpan balik dari pengguna, meresponnya dengan
peningkatan sistem, dan melanjutkannya sampai sistem tersebut memenuhi
kebutuhan pengguna. Agar dapat memanfaatkan prototipe-prototipe lainnya, RAD
juga mendorong penggunaan pendekatan lain, seperti penggunaan peralatan
modeling komputer tertentu dan pemaanfaatan tenaga ahli untuk mempercepat
proses pengembangan.
Pendekatan SDLC yang
sekarang sangat populer adalah pengembangan bertahap. Pendekatan ini didasarkan
pada gagasan bahwa suatu proyek dibagi lagi ke dalam modul, dan usaha analisis,
desain, dan konstruksi awal diarahkan pada masing-masing modul. Diagram arus
data (Data Flow Diagram-DFD), menjadi alat yang paling populer untuk
proses-proses permodelan selama dua tahun terakhir ini. Pengembangan sistem
sangat mahal, baik yang berkaitan dengan uang maupun waktu. Oleh karena itu,
proses harus dikelola dengan baik. Para eksekutif tingkat tinggi perusahaan
memberikan pendapat dan pandangannya bahkan berpartisipasi bersama steering committee (komite pengendali)
yang mengawasi dan mengendalikan berlangsungnya proyek.
1.2 Rumusan
Masalah
1.
Apa yang dimaksud model sistem informasi
sumber daya manusia?
2.
Apa
yang dimaksud human recourses intelligence subsystem?
3.
Bagaimana
cara manajer menggunakan informasi sumber daya manusia?
1.3 Tujuan
1.
Menjelaskan
apa yang dimaksud dengan model sistem informasi sumber daya
manusia.
2.
Menjelaskan
apa yang dimaksud dengan human recourses intelligence subsystem.
3.
Menerapkan
cara manajer menggunakan informasi sumber daya
manusia .
BAB II
2.1
Model Sistem Informasi Sumber daya
Manusia
Sistem informasi sumber daya
manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang
menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan
melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Sistem informasi sumber daya manusia
adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan
merupakan informasi mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi,
informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai, informasi pengelolaan
pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai
pemberhentian pegawai.
Sistem informasi sumber daya manusia
merupakan sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen
sumber daya manusia dan teknologi informasi. Ssistem ini menggabungkan
manajemen sumber daya manusia sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas - aktivitas
manajemen sumber daya manusia seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi
dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Secara
keseluruhan sistem perencanaan sumber daya perusahaan bertujuan mengintegrasikan
informasi yang diperoleh dari aplikasi - aplikasi yang berbeda ke dalam satu
sistem basisdata yang bersifat universal.
Perencanaan awal harus memasukan
sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi,
dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem
input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area
fungsional lain. Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai
berikut :
1.
Subsistem Input
Kombinasi standar dari pengolahan data,
penelitian, dan intelejen.
Subsistem ini terdiri dari :
a.
Sistem Informasi Data Personil
Menyediakan
data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database
berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang berupa non
keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis kelamin,
tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.
b.
Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Mengumpulkan
data melalui proyek penelitian khusus, contohnya : penelitian suksesi, analisis
dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.
c.
Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem
ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dari
lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi
pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat global, dan sebagainya.
2.
Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang
meliputi :
a.
Isi Database
Data
pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat
pendidikan, dan lain-lain.
Data non
pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan
per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja,
serta pemerintahan.
b.
Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM)
Sebagai
database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral
perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada
divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.
c.
Perangkat Lunak Manajemen Database
Perangkat
lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.
3.
Subsistem Output
Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya
Manusia (SDM) personil perusahaan, yang meliputi :
a.
Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Subsistem
ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi
kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan organisasi, peramalan
gaji, analisis atau evaluasi jabatan.
b.
Subsistem Perekutan
Subsistem
ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran pelamaran dan
pencarian internal.
c.
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Meliputi
penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi,
keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.
d.
Subsistem Kompesasi
Mendeskripsikan
segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa terhadap apa yang
telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatanpenghargaan, gaji,
kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.
e.
Subsistem benefit
Subsistem
benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang karyawan
dan masa kerjanya.
2.2
Human Resources Inteligence Subsystem (HRIS)
HRIS
merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam sebuah
perusahaan. Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi
komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan
guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision
Support System, yang menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
HRIS adalah
sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya
manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai
suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke
dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi
dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise
resource planning (ERP).
Human
Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision
Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah
sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber
daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM
sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi
ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi
dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise
resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan
informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu
sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi
finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang
sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah
dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih
kaku dengan aturan-aturannya.
Mengukur Efektivitas HRIS
Evaluasi harus menentukan apakah atau tidak HRIS telah
dilakukan sampai dengan harapan dan jika HRIS sedang digunakan untuk keuntungan
penuh Byars amp Rue . Salah satu tantangan yang paling signifikan yang dihadapi
oleh eksekutif personel publik saat ini adalah mengukur kinerja sistem
informasi sumber daya manusianya HRIS Dalam rangka untuk membenarkan nilai
tambah kontribusi HRIS untuk mencapai misi organisasi Hagood amp Friedman .
Melaksanakan program HRIS mungkin tampak batang yang diperlukan untuk sebuah
perusahaan tetapi jika itu akan menjadi alat yang efektif untuk operasi HR itu
tidak akan membantu meningkatkan efisiensi dan dapat menghalangi gantinya.
Salah satu perusahaan yang menerapkan sistem HRIS adalah Toshiba America
Medical Systems Inc TAMS . TAMS menempatkan semua secara online imbalan kerja
informasi dan menciptakan pilihan pendaftaran terbuka ketika TAMS mengubah
penyedia layanan kesehatan. Hampir segera setelah meluncurkan portal UltiPro
baru teknologi HRIS kepada karyawan TAMS mulai melihat perbaikan dengan
peningkatan perkiraan dalam efisiensi membuka pendaftaran Wojcik . Dengan
menentukan efisiensi dari program baru TAMS mampu menyadari manfaat dari sistem
HRIS yang baru.
Keamanan
HRIS
Privasi informasi karyawan telah menjadi isu utama dalam beberapa tahun
terakhir. Dengan pencurian identitas menjadi masalah umum karyawan menjadi
lebih sensitif tentang siapa yang melihat informasi pribadi mereka dan keamanan
itu tetap masuk Dengan membuat informasi karyawan yakin bahwa disimpan dalam
HRIS yang relevan dengan perusahaan dan memastikan ada terbatas akses proteksi
password untuk informasi tersebut perusahaan dapat membuat karyawan yang lebih
aman dengan keamanan informasi mereka. Entah elektronik atau kertas file
karyawan layak diperlakukan dengan hati-hati. Menetapkan hak keamanan dan
pengguna akhir panggilan untuk keseimbangan menggabungkan pengetahuan kebijakan
SDM sistem dan sehari-hari operasi O Connell .
Salah satu perusahaan yang menghadapi masalah keamanan utama adalah CS
Stars LLC. CS Bintang track hilang dari salah satu komputer yang yang berisi informasi
pribadi yang mencakup nama alamat dan nomor jaminan sosial dari kompensasi
pekerja. Masalah yang lebih besar adalah bahwa CS Stars gagal untuk memberitahu
konsumen yang terkena dampak dan karyawan tentang komputer hilang. Meskipun
komputer telah diambil dan tidak ada informasi yang tampaknya telah dirugikan
banyak karyawan kehilangan rasa aman dengan perusahaan. Keamanan Informasi New
York Pelanggaran dan Hukum Pemberitahuan efektif pada bulan Desember
mengharuskan bisnis yang mempertahankan data yang terkomputerisasi yang
mencakup informasi pribadi untuk memberitahu pemilik informasi dari setiap
pelanggaran keamanan sistem penemuan segera berikut jika informasi pribadi
adalah atau cukup diyakini telah diakuisisi oleh seseorang tanpa otorisasi yang
sah Cadrain .
Perusahaan lain yang mengalami pelanggaran keamanan adalah Ameriprise
Financial. Pada akhir sebuah komputer yang berisi informasi pribadi pada klien
dan karyawan dicuri. Karena banyak karyawan di Ameriprise mengambil komputer
mereka antara pekerjaan dan rumah perusahaan ditentukan ada kebutuhan untuk
menempatkan keamanan lebih ke komputer-komputer. Ameriprise memastikan semua
karyawan memiliki suite keamanan baru diinstal pada komputer mereka. Dengan
cepat menanggapi kebutuhan untuk keamanan yang lebih Ameriprise memastikan
semua informasi yang disimpan aman. Membuat informasi bahwa karyawan disimpan
sebagai aman mungkin akan ada lebih percaya pada perusahaan dan karyawan HR
yang bekerja dengan informasi tersebut.
Fungsi HRIS
Fungsi dari HRIS itu antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Perekrutan
dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM membantu
menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan
terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan
menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan
dan Pelatihan
Selama
periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan
dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
3. Manajemen
Data
Proses
pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis)
yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.
4. Penghentian
dan Admistrasi Tunjangan
Selama
seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.
Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan
pegawai yang berhak.
5. Perencanaan
Karir (Career Planning)
Bertanggung
jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota
organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut
tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi
jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di
mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari
setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau
bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
6. Hubungan
Karyawan (Employee Relations)
Berfungsi
sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan
dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input
dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation
Management
Berfungsi
untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi
banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa
kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement
(pensiun sebelum masanya).
8. Personnel
Administration and HRIS
Biasa
dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung
terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab
terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman
karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
2.3
Bagaimana Manajer Menggunakan Informasi Sumber
Daya Manusia
HRIS serupa dengan sistem informasi
keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian manajer di seluruh perusahaan.
Seperti halnya semua manajer berminat paada sumber daya uang mereka, manajer
juga berminat pada sumber daya personil mereka.
Direktur SDM menggunakan informasi
dari semua subsistem output. Seperti halnya eksekutif lainnya, manajer EEO/AA
di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan.
Manajer unit-unit di dalam SDM
memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan
operasinya. Contohnya: manajer perencanaan SDM secara khusus tertarik pada
subsistem perencanaan angkatan kerja. Dua manajer di luar SDM juga memiliki
kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena
dampak dari program kompensasi dan benefit pada status keuangan perusahaan.
Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam
subsistem kompensasi. Jadi, setiap hari para manajer di seluruh perusahaan
menggunakan informasi personalia.
BAB III
PENUTUP
3.1
KESIMPULAN
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah
sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan
mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna
pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem
administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan
pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi
tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya
meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta
Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan
Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan
HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang
Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit,
Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management,
dan Personnel Administration and HRIS.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar